VECLA d.o.o.

Informiranje ispitanika o obradi osobnih podataka sukladno čl. 13. i 14. Opće uredbe o zaštiti podataka

1. POLITIKA ZAŠTITE OSOBNIH PODATAKA

VECLA d.o.o. ovom Politikom zaštite osobnih podataka (dalje: Politika) informira ispitanike o tome koje osobne podatke prikuplja, u koju svrhu i po kojoj pravnoj osnovi ih obrađuje, koliko ih dugo čuva, kome ih otkriva te koja prava ispitanicima pripadaju u vezi s obradom njihovih osobnih podataka.

VECLA d.o.o. obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća (Opća uredba o zaštiti podataka; dalje: Uredba) i Zakonom o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka (NN 42/18), poštujući načela zakonitosti, poštenosti i transparentnosti obrade.

Ova Politika predstavlja akt informiranja ispitanika, a ne privolu za obradu. Samim pregledavanjem mrežne stranice VECLA d.o.o. ne prikupljaju se osobni podaci ispitanika niti pregledavanje stranice predstavlja davanje privole. Privola se, kada je potrebna, prikuplja zasebno i izričito.

Politika se povremeno preispituje i ažurira; važeća inačica uvijek je javno dostupna na službenoj mrežnoj stranici VECLA d.o.o.

2. VODITELJ OBRADE OSOBNIH PODATAKA

Voditelj obrade je VECLA d.o.o. koja samostalno ili zajedno s drugima određuje svrhe i sredstva obrade osobnih podataka:

-        Naziv: VECLA d.o.o.

-        Sjedište: Lukobran 5, 51500 Krk

-        OIB: 33825903375

-        Telefon: +385 (0)51 401 181

-        E-pošta: vecla@vecla.hr

-        Službena mrežna stranica: https://vecla.hr/

3. SLUŽBENIK ZA ZAŠTITU PODATAKA

Sva pitanja u vezi s obradom osobnih podataka te zahtjeve za ostvarivanje svojih prava ispitanici mogu uputiti službeniku za zaštitu podataka:

-        E-pošta: silvija.lusic.furijan@vecla.hr

-        Telefon: +385 (0)51 401 182

-        Adresa: Lukobran 5, 51500 Krk

Uredovno vrijeme za rad sa strankama određuje se od ponedjeljka do petka od 07:00 do 15:00 sati.

4. NAČELA OBRADE

VECLA d.o.o. pri obradi osobnih podataka poštuje načela iz čl. 5. Uredbe:

-        zakonitost, poštenost i transparentnost;

-        podaci se prikupljaju u posebne, izričite i zakonite svrhe;

-        smanjenje količine podataka — obrađuju se samo podaci koji su primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno;

-        točnost — podaci se održavaju točnima i ažurnima;

-        ograničenje pohrane — podaci se čuvaju samo onoliko dugo koliko je nužno;

-        cjelovitost i povjerljivost — primjenom odgovarajućih tehničkih i organizacijskih mjera.

5. SVRHE OBRADE, PRAVNE OSNOVE I ROKOVI ČUVANJA PO PODRUČJIMA DJELOVANJA

VECLA d.o.o. obrađuje osobne podatke samo kada za to postoji najmanje jedna pravna osnova iz članka 6. stavka 1. Opće uredbe o zaštiti podataka:

-        privola ispitanika (t. a);

-        izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka (t. b);

-        poštovanje pravnih obveza (t. c);

-        zaštita ključnih interesa ispitanika ili druge fizičke osobe (t. d);

-        izvršavanje zadaće od javnog interesa ili službene ovlasti (t. e);

-        legitimni interes voditelja obrade ili treće strane (t. f).

Kada se obrada temelji na pravnoj obvezi, ugovoru, javnoj ovlasti ili legitimnom interesu, privola se ne traži. Pri obradi posebnih kategorija osobnih podataka, VECLA d.o.o. dodatno primjenjuje odgovarajuću iznimku iz članka 9. stavka 2. Opće uredbe o zaštiti podataka te osigurava primjenu posebnih mjera zaštite. Pri obradi osobnih podataka maloljetnih osoba, VECLA d.o.o. posebnu pozornost posvećuje najboljem interesu djeteta.

VECLA d.o.o. u okviru svoje djelatnosti pruža usluge lučkih poslova (nautički vezovi), naplate i održavanja parkinga, upravljanja tržnicom na malo sv. Bernardina, upravljanja grobljima, komunalnih poslova (čistoća grada) te uređivanja i održavanja javnih zelenih površina i plaža, dijelom kao ovlaštenik/koncesionar na pomorskom dobru, a dijelom kao trgovačko društvo kojem je Grad Krk povjerio obavljanje komunalnih djelatnosti. VECLA d.o.o. obrađuje osobne podatke ispitanika u okviru različitih područja svog djelovanja, kako je opisano u nastavku. Za svako područje primjenjuje se posebna svrha, pravna osnova i rok čuvanja.

a) Lučki poslovi — nautički vezovi

Svrha: sklapanje i izvršavanje ugovora o vezu s korisnicima nautičkih vezova u lukama Dunat i Krk – Lukobran, evidencija plovila i njihovih vlasnika/korisnika, naplata naknade za vez, komunikacija s korisnicima vezova te postupanje po njihovim zahtjevima i prigovorima.

Pravna osnova: čl. 6. st. 1. t. (b) Uredbe (izvršavanje ugovora o vezu) te t. (f) (legitimni interes VECLA d.o.o. kao ovlaštenika za obavljanje lučkih djelatnosti u vezi s urednim i sigurnim korištenjem lučkog područja), na temelju Zakona o pomorskom dobru i morskim lukama (NN 83/23) te akta o povjeravanju odnosno ugovora o obavljanju lučkih djelatnosti sklopljenog s nadležnim davateljem koncesije/ovlaštenja.

Kategorije podataka: identifikacijski i kontaktni podaci korisnika veza (ime i prezime ili naziv, OIB, adresa, telefon, e-pošta), podaci o plovilu (naziv, registarska oznaka, dužina, gaz), podaci o dodijeljenom vezu, podaci o uplatama naknade za vez.

Rok čuvanja: ugovori o vezu i s njima povezana računovodstvena dokumentacija čuvaju se 11 godina sukladno propisima o računovodstvu, ostala dokumentacija u skladu sa propisima o  arhivskom gradivu i arhivima.

b) Parking

Svrha: naplata i kontrola parkiranja na uređenim javnim parkirališnim površinama kojima upravlja VECLA d.o.o., izdavanje pretplatničkih/povlaštenih parkirnih karata, evidentiranje nepropisno parkiranih vozila radi naplate i eventualnog premještanja vozila, rješavanje prigovora korisnika.

Pravna osnova: čl. 6. st. 1. t. (b) Uredbe (izvršavanje ugovora s pretplatnicima odnosno korisnicima parkirnih karata) i t. (e) (izvršavanje zadaće od javnog interesa — obavljanje komunalne djelatnosti organizacije i naplate parkiranja povjerene VECLA d.o.o. od strane Grada Krka), na temelju Zakona o komunalnom gospodarstvu (NN 68/18, 110/18, 32/20, 145/24), Zakona o sigurnosti prometa na cestama (NN 67/08, 48/10, 74/11, 80/13, 158/13, 92/14, 64/15, 108/17, 70/19, 42/20, 85/22, 114/22, 133/23, 145/24) te odgovarajuće odluke Grada Krka o organizaciji i načinu naplate parkiranja.

Kategorije podataka: registarska oznaka vozila, podaci o vlasniku/korisniku vozila (kada se pribavljaju od nadležnog tijela radi naplate ili postupka utvrđivanja prekršaja), identifikacijski i kontaktni podaci pretplatnika, podaci o uplatama.

Rok čuvanja: sukladno propisima o računovodstvu i propisima o arhivskom gradivu i arhivima; evidencija pisanih prigovora korisnika čuva se najmanje godinu dana od dana primitka sukladno Zakonu o zaštiti potrošača (NN 19/22, 59/23).

c) Tržnica na malo sv. Bernardina

Svrha: provedba postupka davanja u zakup prodajnih prostora na tržnici, sklapanje i izvršavanje ugovora o zakupu, naplata zakupnine, komunikacija sa zakupcima.

Pravna osnova: čl. 6. st. 1. t. (b) Uredbe (poduzimanje radnji prije sklapanja ugovora, odnosno izvršavanje ugovora o zakupu) i t. (c) (izvršavanje pravne obveze), na temelju Zakona o komunalnom gospodarstvu (NN 68/18, 110/18, 32/20, 145/24), odgovarajuće odluke Grada Krka o uvjetima i načinu obavljanja djelatnosti tržnica na malo te internih pravila VECLA d.o.o. o zakupu tržničkih prostora.

Kategorije podataka: identifikacijski i kontaktni podaci zakupca (ime i prezime odnosno naziv obrta/OPG-a/trgovačkog društva, OIB, adresa, telefon, e-pošta), podaci o predmetu poslovanja i prodajnom mjestu, bankovni podaci (IBAN) radi naplate zakupnine i eventualnog povrata jamčevine.

Rok čuvanja: ugovori o zakupu i s njima povezana računovodstvena dokumentacija čuvaju se 11 godina, ostala dokumentacija u skladu s propisima o arhivskom gradivu i arhivima.

d) Upravljanje grobljima

Svrha: pružanje usluge ukopa unutar groblja — zaprimanje prijava ukopa, komunikacija s naručiteljem ukopa/članovima obitelji umrle osobe, vođenje evidencije o obavljenim ukopima, izdavanje računa za pružene usluge.

Pravna osnova: čl. 6. st. 1. t. (b) Uredbe (izvršavanje ugovora o pružanju usluge ukopa) i t. (c) (poštovanje pravnih obveza), na temelju Zakona o grobljima (NN 78/25, 80/25) i Zakona o komunalnom gospodarstvu (NN 68/18, 110/18, 32/20, 145/24), kao i akta upravitelja groblja kojim se uređuje način upravljanja grobljem.

Kategorije podataka: podaci o umrloj osobi (ime i prezime, datum rođenja i smrti), identifikacijski i kontaktni podaci naručitelja ukopa odnosno člana obitelji (ime i prezime, OIB, adresa, telefon, srodstvo s umrlom osobom), podaci o grobnom mjestu i obavljenom ukopu.

Rok čuvanja: grobni očevidnik i dokumentacija o obavljenim ukopima čuvaju se trajno sukladno propisima o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva; ostala dokumentacija u skladu s propisima o arhivskom gradivu i arhivima.

e) Komunalni poslovi — čistoća grada

Svrha: obavljanje poslova čistoće javnih prometnih i pješačkih površina, trgova, ulica i plaža koje je VECLA d.o.o. preuzela od Grada Krka, zaprimanje i rješavanje prijava i prigovora građana i korisnika usluga vezanih uz komunalni red i čistoću.

Pravna osnova: čl. 6. st. 1. t. (e) Uredbe (izvršavanje zadaće od javnog interesa), na temelju Zakona o komunalnom gospodarstvu (NN 68/18, 110/18, 32/20, 145/24) i odgovarajuće odluke Grada Krka o povjeravanju obavljanja komunalnih djelatnosti VECLA d.o.o.

Kategorije podataka: identifikacijski i kontaktni podaci podnositelja prijave/prigovora, sadržaj prijave odnosno prigovora.

Rok čuvanja: sukladno propisima o arhivskom gradivu i arhivima

f) Zelene površine

Svrha: uređivanje i održavanje javnih zelenih površina, uključujući oblikovanje i uređenje plažnih površina u suradnji s Gradom Krkom, zaprimanje zahtjeva i prijava građana vezanih uz stanje zelenih površina.

Pravna osnova: čl. 6. st. 1. t. (e) Uredbe (izvršavanje zadaće od javnog interesa), na temelju Zakona o komunalnom gospodarstvu (NN 68/18, 110/18, 32/20, 145/24) te ugovora odnosno odluke o povjeravanju poslova uređenja i održavanja zelenih površina i plaža sklopljenih s Gradom Krkom.

Kategorije podataka: identifikacijski i kontaktni podaci podnositelja zahtjeva ili prijave.

Rok čuvanja: sukladno propisima o arhivskom gradivu i arhivima.

g) Zapošljavanje

Svrha: osobni podaci kandidata obrađuju se u svrhu provedbe postupka odabira kandidata za zapošljavanje: zaprimanje i evidentiranje prijava, provjera ispunjavanja formalnih uvjeta, provedba testiranja i razgovora, odabir kandidata i obavještavanje kandidata o rezultatima postupka.

Pravna osnova: čl. 6. st. 1. t. (b) Uredbe (poduzimanje radnji na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora o radu) i t. (c) (poštovanje pravnih obveza), na temelju Zakona o radu (NN 93/14, 127/17, 98/19, 151/22, 64/23) te internog akta o zapošljavanju VECLA d.o.o.

Kategorije podataka: identifikacijski podaci kandidata (ime i prezime, OIB, adresa, kontaktni podaci), podaci o obrazovanju i stručnoj spremi, podaci o radnom iskustvu, rezultati testiranja i razgovora za posao, a kada je to zakonom propisan uvjet za određeno radno mjesto, i podaci o zdravstvenoj sposobnosti za obavljanje poslova.

Rok čuvanja: Natječajna dokumentacija izabranog kandidata pohranjuje se u njegov osobni dosje i čuva se trajno. Dokumentacija neizabranih kandidata čuva se u trajanju od 5 godina radi zaštite pravnih interesa voditelja obrade u slučaju pravnih lijekova protiv odluke o izboru, nakon čega se uništava na siguran način, odnosno na zahtjev vraća kandidatu. Navedena dokumentacija čuva se u skladu Popisom dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja.

h) Opći zahtjevi, prigovori i reklamacije korisnika usluga

Svrha: zaprimanje i rješavanje upita, zahtjeva, prigovora i reklamacija korisnika usluga koje pruža VECLA d.o.o. (nautički vezovi, parking, tržnica, upravljanje grobljima, komunalne usluge).

Pravna osnova: čl. 6. st. 1. t. (b) Uredbe (izvršavanje ugovora), t. (c) (poštovanje pravnih obveza, osobito kada je riječ o javnim uslugama u smislu Zakona o zaštiti potrošača, NN 19/22, 59/23) i t. (f) (legitimni interes VECLA d.o.o. za kvalitetno pružanje usluga i rješavanje prigovora korisnika).

Kategorije podataka: identifikacijski i kontaktni podaci podnositelja zahtjeva/prigovora/reklamacije, sadržaj podneska.

Rok čuvanja: sukladno propisima o računovodstvu i propisima o arhivskom gradivu i arhivima; evidencija pisanih prigovora korisnika čuva se najmanje godinu dana od dana primitka sukladno Zakonu o zaštiti potrošača (NN 19/22, 59/23).

———

Osobni podaci čuvaju se u rokovima propisanim posebnim propisima o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva a po isteku propisanih rokova podaci se brišu ili arhiviraju sukladno zakonskim obvezama čuvanja. Podaci prikupljeni na temelju privole čuvaju se do ostvarenja svrhe zbog koje su prikupljeni ili do povlačenja privole.

6. PRIMATELJI OSOBNIH PODATAKA

Osobni podaci dostupni su isključivo zaposlenicima VECLA d.o.o. kojima su nužni za obavljanje radnih zadaća. VECLA d.o.o. podatke ne prodaje, ne iznajmljuje niti ustupa trećim osobama, osim kada za to postoji pravna osnova. Primatelji odnosno kategorije primatelja mogu biti:

-        Nadležna tijela — kada je to propisano zakonom ili na temelju obrazloženog zahtjeva (npr. Agencija za zaštitu osobnih podataka, sudovi, policija, državno odvjetništvo, nadležna inspekcijska tijela, Grad Krk kao davatelj koncesije odnosno naručitelj povjerenih poslova);

-        Izvršitelji obrade podataka na temelju ugovora (čl. 28. Opće uredbe o zaštiti podataka) — pravne ili fizičke osobe koje za VECLA d.o.o. obrađuju podatke po nalogu i u okviru pisanog ugovora, primjerice pružatelji usluga informatičke podrške i održavanja sustava, pružatelji sustava naplate parkinga i vezova (kartično/QR plaćanje), pružatelj usluga izrade i održavanja mrežne stranice, knjigovodstveni servis;

-        Financijske institucije — banke i pružatelji platnih usluga, u svrhu obrade plaćanja i drugih transakcija;

-        Nositelji obveznih osiguranja zaposlenika — Hrvatski zavod za mirovinsko osiguranje (HZMO), Hrvatski zavod za zdravstveno osiguranje (HZZO), Porezna uprava, u okviru zakonskih obveza poslodavca;

-        Osiguravajuća društva — u slučaju prijave i obrade odštetnih zahtjeva vezanih uz štetne događaje (npr. ozljede na radu);

-        Revizori i vanjski konzultanti — kada je to nužno radi obavljanja zakonom propisane revizije poslovanja ili stručnog nadzora;

-        Drugi primatelji kojima je ustupanje podataka nužno radi izvršenja zakonske obveze ili zaštite pravnih interesa VECLA d.o.o., o čemu se ispitanik po potrebi zasebno obavještava.

VECLA d.o.o. sa svakim izvršiteljem obrade sklapa pisani ugovor o obradi podataka kojim se osigurava da izvršitelj postupa isključivo prema uputama VECLA d.o.o. te primjenjuje odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere zaštite osobnih podataka.

VECLA d.o.o. osobne podatke ne iznosi u treće zemlje niti međunarodne organizacije.

7. SLUŽBENA MREŽNA STRANICA

Službenom mrežnom stranicom upravlja voditelj obrade — VECLA d.o.o. Vaši osobni podaci ne prikupljaju se pregledavanjem službene mrežne stranice https://vecla.hr/.

8. PRAVA ISPITANIKA

U vezi s obradom svojih osobnih podataka ispitanik ima sljedeća prava:

-        pravo na opoziv privole — ispitanik ima pravo u svakom trenutku povući svoju privolu (čl. 7. st. 3. Uredbe);

-        pravo na pristup — dobiti potvrdu obrađuju li se Vaši osobni podaci te pristup tim podacima i informacijama o obradi (čl. 15. Uredbe);

-        pravo na ispravak — zatražiti ispravak netočnih i dopunu nepotpunih osobnih podataka (čl. 16. Uredbe);

-        pravo na brisanje — zatražiti brisanje osobnih podataka kada su ispunjeni uvjeti iz čl. 17. Uredbe, osim kada obrada proizlazi iz pravne obveze ili javne ovlasti VECLA d.o.o.;

-        pravo na ograničenje obrade — zatražiti ograničenje obrade pod uvjetima iz čl. 18. Uredbe;

-        pravo na prenosivost — zaprimiti svoje podatke i prenijeti ih drugom voditelju obrade kada je obrada utemeljena na privoli ili ugovoru i provodi se automatizirano (čl. 20. Uredbe);

-        pravo na prigovor — uložiti prigovor na obradu utemeljenu na čl. 21. Uredbe;

-        pravo u vezi s automatiziranom obradom utemeljenom na čl. 22. Uredbe

Zahtjev za ostvarivanje prava ispitanik podnosi službeniku za zaštitu podataka (kontakt podaci navedeni su u točki 3.). VECLA d.o.o. će postupiti po zahtjevu bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije u roku od mjesec dana od zaprimanja zahtjeva; taj se rok prema potrebi može produljiti za dva dodatna mjeseca, o čemu se ispitanik obavješćuje uz obrazloženje (čl. 12. st. 3. Uredbe).

9. PRAVO NA PRITUŽBU NADZORNOM TIJELU

Ako ispitanik smatra da je obradom njegovih osobnih podataka povrijeđeno neko od njegovih prava, može podnijeti pritužbu nadzornom tijelu — Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), Martićeva 14, 10000 Zagreb, e-pošta: azop@azop.hr, www.azop.hr.

10. PRIVOLA I OPOZIV PRIVOLE

Kada je obrada utemeljena na privoli, privola je dobrovoljna, posebna, informirana i nedvosmislena. Privola se može opozvati u svakom trenutku, jednako jednostavno kao što je dana, pri čemu opoziv ne utječe na zakonitost obrade provedene prije opoziva.

11. TEHNIČKE I ORGANIZACIJSKE MJERE ZAŠTITE

VECLA d.o.o. provodi odgovarajuće mjere zaštite radi sigurnosti i povjerljivosti obrade, među kojima:

-        pohranu dokumentacije u papirnatom obliku pod ključem i pod nadzorom ovlaštenih osoba;

-        pristup podacima u elektroničkom obliku zaštićen korisničkim imenom i lozinkom;

-        izradu sigurnosnih kopija i bilježenje pristupa podacima;

-        potpisivanje izjava o povjerljivosti osoba uključenih u obradu.

12. IZMJENE POLITIKE

VECLA d.o.o. zadržava pravo izmjene i dopune ove Politike radi usklađivanja sa zakonskim promjenama te promjenama u svrhama i načinima obrade. Izmjene se objavljuju na službenoj mrežnoj stranici VECLA d.o.o. i stupaju na snagu danom objave. Izmjene neće umanjiti prava ispitanika koja proizlaze iz ove Politike ili mjerodavnih propisa.

Zakonodavni okvir